Comparando os planos

A seguinte atividade nos foi proposta: analisar alguns planos de classificação (CONARQ, ANEEL, Senado e Fundo Isaac Francisco Rojas) e fazer um debate em cima deles. Deixem comentários referentes a estruturação de cada um dos planos, a forma como as funções e as tipologias estão organizadas, se é fácil a localização dos documentos, etc. Para ficar mais fácil, classifiquem algum documento nos diferentes planos e vejam se a funcionalidade é eficiente.

Assim, analisamos os seguintes planos:

CONARQ: o pai das classificações

Numa tentativa de abranger o maior número possível de conjuntos documentais, seu plano falha, justamente, por sua expansividade. Porém, pode e deve ser usado como base para a estruturação de novas tabelas e planos, desde que sejam feitas as alterações de acordo com as especificidades de cada produtor.

Senado: a construção funcional

Desenvolvido após uma vasta pesquisa sobre os tipos documentais, o plano possui sua estrutura dividida por funções e atividades (lvl 99+ funcional), bem como um SIGAD que, em tese, acompanha todo o trâmite do documento físico. Isso significa que cada setor (ou órgão) seria o responsável pela classificação prévia dos documentos produzidos, porém, não é o que acontece. Os updates recebidos pelo sistema de gerenciamento eletrônico não foram bem recebidos por grande parte do Congresso, uma vez que alteram o trâmite tradicional de produção do documento, que os servidores estavam acostumados a seguir. O Senado, ao perceber o mau uso do sistema como ferramenta de busca e recuperação de dados, procurou sanar os problemas ao fornecer treinamento para servidores, terceirizados e estagiários.

Fundo documental Isaac Francisco Rojas

O plano preliminar do fundo pessoal de Rojas foi desenvolvido de acordo com as normas da ISAD(G) - Norma Internacional General de Descripción Archivística e transparece parte da vida pública de seu objeto empírico (Francisco Rojas e seu contexto) por meio de documentos iconográficos, imagéticos e textuais. Apesar de não seguir uma classificação numérica, provavelmente devido à baixa complexidade documental, o plano mostra ótima descrição de cada item, facilitando sua recuperação posterior. 

ANEEL: filho do CONARQ

Baseado na estrutura classificatória do CONARQ, a Agência reguladora buscou elaborar um plano semelhante ao primeiro: Administração Geral, Área-meio, Área-fim. Estes são divididos por “afinidades de atribuições” em Classes, subclasses, grupos e subgrupos, ou seja, assuntos. Ao contrário do plano classificatório do Senado, que discrimina objetivamente os possíveis tipos documentais, o plano da ANEEL nos fornece o leque de assuntos em que os documentos podem se inserir. Isso garante a flexibilidade do plano, uma vez que novas espécies podem surgir com o tempo. 

Aí vocês falam: tá, mas não vai classificar nada pra gente? Falou esse monte e não vai mostrar na prática? 

MAS É CLARO QUE VAMOS, AMIGUINHOS! Eis aqui nosso documento fictício que deve ser classificado de acordo com os planos acima: 

Num mundo platônico, onde nosso documento fosse inserido nos contextos descritos acima, tentamos classificar levando em consideração que:

Os planos acima não recebem este tipo documento frequentemente, ou seja, não é um documento padrão (o que já dificulta um pouco a classificação); 

A gama variável de justificativas em que este documento seria classificado e armazenado pelas Entidades citadas. Como o documento trata sobre uma cobrança do próprio Senado, resolvemos abranger o documento como “dívida pública”, já que não poderia ser inserido nos outros conjuntos documentais de outra forma; 

Assim, classificamos como dívida pública de acordo com cada plano:

• Conarq: 051.22 
• Senado: 56.05.07.05 
• ANEEL: numa situação hipotética em que um estagiário da ANEEL fosse desligado e recebesse parte do bolsa-auxílio “a mais” por ter saído antes do final do mês, fazendo com que a Entidade enviasse ofício de cobrança do valor sobressalente, a classificação poderia ser 24.111 
• Fundo Rojas: supondo que o documento envolvesse Rojas como detentor da dívida, o documento poderia fazer parte do grupo PERSONAL (Pessoal), uma vez que este é descrito como a parte do conjunto documental que trata sobre aspectos privados da vida de Isaac, que era funcionário público e militar. Não há numeração classificatória, entretanto.